Практическое руководство по планированию жизни
Анализируя различные подходы и размышляя насколько реально поддерживать целостность и непротиворечивость большого числа планов (например, на 10, 5 и 3 года), я пришел к выводу, что такая поддержка будет требовать достаточно много времени, а польза, которую она принесет, весьма не существенна. Именно поэтому в предлагаемом мной подходе нет никаких промежуточных планов между планом на 10 лет и планом на ближайший год.
Для планирования года оптимальным мне представляется список из 101 цели, который формируется из следующих источников:
анализ каждой цели из 10-летия;
накопленные за прошлый год идеи;
невыполненные цели с прошлого года.
Пройдемся более детально по каждому из пунктов.
Анализ 10-летнего плана включает в себя размышление над каждым его пунктом. В рамках предыдущего этапа мы обеспечили целостность плана на 10 лет. А значит, уже нет необходимости беспокоиться о том, что что-то будет упущено, и мы можем перейти к переводу 10-летних целей в цели на год. Напомню, что в первом посте серии были описаны 5 видов целей, которые могут существовать в плане. Назовем их условно: «точка», «точка с мониторингом», «отрезок», «отрезок с мониторингом» и «весь период». Для целей-точек (в контексте плана на 10 лет ― это все цели, на достижение которых вам понадобится менее года) необходимо задать себе вопрос, хотите ли достигнуть ее именно в этом году. Посчитайте сколько всего целей такого типа в вашем списке желательно на каждый год включать одну седьмую (для подстраховки) таких целей. Естественно, к конкретному году должны относиться такие цели-точки, все условия для выполнения которых созданы. Например, если вы поставили себе цель-точку «Остановиться в 7-звездочном отеле в Дубае», вы должны быть уверены, что вы можете себе это позволить. Для целей-отрезков необходимо, во-первых, оценить, сколько времени вам необходимо для прохождения этого отрезка, а, во-вторых, решить, готовы ли вы начать этот путь в этом году.
Если да, то необходимо определить, что должно быть сделано в этом году, чтобы приблизить вас к ее достижению в очерченные сроки. Это и будет ваша цель на год. Будьте внимательны, как показывает практика, при анализе целей-отрезков мы склонны недооценивать время, необходимое для их достижения, и, следовательно, оттягивать начало действия до тех пор, пока не становиться слишком поздно. Кроме этого, не нужно забывать, что вы не можете работать над достижением нескольких целей-отрезков одномоментно. Например, вы не можете наращивать 10 кг мышечной массы, готовиться к марафону и учиться проплывать 100 метров на одном дыхании одновременно. Последний тип целей ― это цели, достижение или недостижение которых можно будет определить только по окончании периода. По каждой из них однозначно должна быть определена цель на год, которая приблизит вас к решению задачи по окончании 10-летнего периода.
Мой опыт показывает, что может возникнуть ситуация, когда вы не можете сопоставить с какой-то долгосрочной целью цель на года. Если это произошло, то, возможно, вам необходимо поразмыслить, действительно ли вы имеете такую цель на 10-летие, или она была включена в список ошибочно, и от нее стоит отказаться либо перенести ее в план 10+. Если же вы все-таки уверены, что цель должна быть сохранена, то необходимо еще раз пройтись по списку контрольных вопросов, в частности, «Является ли эта цель моей? Не навязана ли она извне или общественным мнением?» и «Обладаю ли я видением относительного того, как может быть достигнута эта цель? Понимаю ли я хотя бы в общих чертах, как это произойдет, и как я пойму, что цель достигнута?». Размышление над этими вопросами позволит вам переформулировать цель таким образом, чтобы из нее можно было бы извлечь постановку задачи на ближайший год.
Двумя дополнительными источниками целей на год являются невыполненные задачи с прошлого года и идеи, которые пришли вам в голову в этот период. По невыполненным задачам я предлагаю следующий алгоритм:
проверить, соотносится ли эта задача с какой-либо из целей на 10 лет и если нет, то забыть про нее;
проверить эту задачу по списку контрольных вопросов, описанных в третьей части серии;
в случае если соотношение установлено, и цель прошла фильтр через контрольные вопросы, можно перенести ее на следующий год.
Алгоритм действий по «просто идеям» аналогичный. Будьте внимательны, ведь нельзя объять необъятное. Если в разделе «Спорт» у вас уже запланирован лондонский марафон, переплытие Босфора, катание на вейкборде и участие в районном чемпионате по шахматам, не думаю, что хорошей идей будет добавлять к этому списку подъем на одну из 20 высочайших вершин мира. Конечно, если только список ваших ценностей не состоит из спортивных достижений.
Итак, план готов. Пришло время переходить к его реализации. Но прежде чем сделать это, одно очень важное замечание. Как только план на год сформирован, необходимо перестать думать обо всем, что находится вне его. Зачем об этом беспокоиться, если ты наверняка знаешь, что эти 100 задач точно коррелируют с твоими целями на жизнь? Мы построили систему, который мы можем довериться, и которая связывает все уровни планирования друг с другом, а значит, повода для беспокойства нет, и можно сконцентрироваться на «всего лишь» 100 задачах этого года. Еще раз подчерку ― крайне важно заставлять себя не думать и не беспокоится ни о чем, что не входит в план текущего года. Конечно, остаются инструменты визуализации и положительного проговаривания, которых я коснусь ниже.
Эти инструменты помогают нам в выполнении плана на год и только. В какой-то момент в середине года придет время задачи «Провести ревизию плана на жизнь», и именно тогда и только тогда можно будет внести в него необходимые коррективы, но не сейчас. По результатам обсуждения предыдущих публикаций допишу здесь, что по моему мнению план на жизнь нужно просматривать на предмет внесения возможных изменений либо раз в год, либо при возникновении какого-то серьезного события, которое может существенно повлиять вашу жизнь. Более частное изменение плана приведет к потере целостности и фокуса, а также отсутствию четного видения вашего будущего.
Для реализации «плана 101» в теории можно использовать любую систему. Это может быть и GTD, и Agile Result, и Kanban или «Автофокус». Я для себя выбрал первую из перечисленных, поэтому ниже я опишу метод применения GTD для реализации целей из «плана 100» на год. С учетом того, что о GTD написано очень много, я остановлюсь лишь на тех аспектах, которые выходят за пределы этих описаний, а также на некоторых приемах, которые мне показались полезными и хорошо расширяющими этот подход.
Сперва нам необходимо сформировать список проектов. Это достаточно просто:
во-первых, под каждую цель из «плана 100» необходимо создать свой проект (100 проектов);
во-вторых, необходимо создать следующие служебные проекты:
Видение и кругозор. Проект, в который будут помещаться все материалы к прочтению, которые показались нам интересными и достойными изучения.
Выполнение «плана 100». Проект для задач, которые нам необходимо регулярно выполнять для того, чтобы повышать шансы успешной реализации плана на год. Например «Еженедельное review всех задач», «Перечитывание плана на жизнь», «Визуализация достижений» и т.д.
Вне 100 задач. Служебный проект для задач, которые, хотим мы или нет, будут возникать у нас на пути, и которые никак не соотносятся с нашими 100 целями
Завершенные проекты. Специальные проекты, в которые будут попадать задачи по уже достигнутым целям. Например, мониторинги.
Поддержка достижений. Все задачи, которые необходимо решать, чтобы поддерживать достижения прошлых годов.
Ревизия плана на жизнь. Проект, выполнение которого позволит нам поддержать целостность нашего жизненного плана.
Прочее. Самый низкоприоритетный проект, в который попадают все задачи, не попавшие ни в один из предыдущих проектов.
После формирования списка проектов мы переходим к использованию GTD в соответствии с классическим подходом, описанным в упомянутых выше источниках.
Несколько находок, которые мне кажутся полезными.
Система тэгов. Для себя я определил, что главная задача тэгов ― это эффективно выбирать задачи из Next и Someday. Для каждой задачи я назначаю по одному тегу из каждой категории 1_*, 2_* и т.д. Список тегов, которые я использую, приведен ниже.
Система тэгов
Краткое описание групп тэгов:
время: сколько нужно времени на решение задачи (в терминах Pomodoro);
девайс: нужно ли какое-то устройство, чтобы решить эту задачу;
место: место, где задача должна быть выполнена (используется, только если задача может быть решена в этом месте и ни в каком другом);
важность: насколько важная задача. Общий принцип такой: важные задачи ― это все задачи, соотносящиеся с планом 100, рутина ― остальные задачи, пила ― задачи-пилы (см. описание у Кови);
специальный тег для удобства отбора и контроля задач в папке Waiting;
контроль ― тэг позволяющий контролировать, чтобы задачи не залёживались;
неделя: номер недели, когда задача попала в next, смысл тэга аналогичен предыдущей группе.
Как видно, я немного отклоняюсь от классики, переместив понятие «Контекста», заложенное в GTD, в «Тэги». А сами контексты я применяю для определения сфер задач, таких как «Бизнес», «Здоровье» или «Семья». Применение других тэгов и подходов выходит за рамки этой публикации, и будут мной описаны в одном из следующих постов.
Ниже приведен пример оформления одной из задач в Doit.im, который я использую для целей управления задачами на базе GTD.
Карточка задачи
Карточка проекта
Интеграция с Agile result. Я интегрировал некоторые концепции из Agile Result в GTD. В частности, в начале каждой недели я выбираю три задачи недели, которые я стремлюсь сделать до обеда четверга, а также на каждый день из Next я выбираю три задачи дня. Таким образом, план на конкретный день содержит:
три или меньше (если какие-то из них уже сделаны) задач недели;
три задачи дня;
задачи из Scheduled, которые приходятся на этот день.
Я стремлюсь, и считаю это очень важной концепций GTD, ограничиваться этим списком и делать так, чтобы все остальные задачи хранились в папках Next и Someday. Выборку из Next я осуществляю, используя уже упомянутую выше систему тэгов. Пример плана на день приведен ниже.
Высоким приоритетом отмечены три задачи недели, средним ― задачи дня, низким (это не значит, что он низкий, просто Doit.im не позволяет переименовать приоритеты) ― регулярные задачи в сфере «Самоорганизация», такие как разбор входящих и визуализация планов.
На этом все. Более детальное описание методов применения GTD для выполнения «плана 100» на год я опишу в одном из следующих постов.
В заключение публикации кратко подведу итоги предлагаемого подхода:
два вида проблем: долгосрочные (куда я хочу прийти) и краткосрочные (как мне быть уверенным, что я иду туда, куда я хочу);
идея: сделать систему, которой вы бы а) доверяли на 100%, б) которая бы работала, в) решала бы эти проблемы;
начинаем с середины: пишем «план 100» на год;
затем пишем план на жизнь, сначала повышая уровень самосознания при помощи вспомогательных инструментов, а затем переходя непосредственно к планированию;
раз в год (не чаще), или когда происходит что-то очень и очень значимое, делаем review и вносим коррективы. Забываем про это на оставшиеся 364 дня в году;
внедряем систему, которая позволила бы достигать 100 целей в год;
важнейшее в системе: доверие, все в ней, свобода выбора следующего шага;
живем и получаем удовольствие от жизни.
